Was kostet Individualsoftware? Kostentreiber, Preismodelle und Angebote vergleichen

Warum es keine seriöse Pauschalzahl gibt

„Was kostet eine App?“ lässt sich ohne Anforderungen nicht beantworten, so wie „Was kostet ein Haus?“ ohne Grundstück, Größe und Ausstattung. Zwei scheinbar gleiche Vorhaben, etwa ein Kundenportal, unterscheiden sich im Aufwand je nachdem, wie viele Rollen, Schnittstellen und Sonderregeln dahinterstecken. Nützlich ist deshalb nicht eine Zahl, sondern die Fähigkeit, Aufwand zu erkennen und Angebote zu lesen.

Kostentreiber

• Umfang und Funktionstiefe: Jede Funktion mit Sonderfällen, Freigaben und Ausnahmen kostet mehr als ihre Überschrift vermuten lässt.
• Schnittstellen und Integrationen: Anbindung an ERP, Shop, Buchhaltung oder Fremdsysteme erfordert Abbildungsregeln, Fehlerbehandlung und Tests. Siehe Schnittstellen und ERP-Integration.
• Rollen und Rechte: Je feiner Berechtigungen, Mandanten und Freigabeketten, desto aufwendiger Konzeption und Test.
• Datenmigration: Altdaten bereinigen, abbilden und übernehmen ist regelmäßig ein eigener Posten und wird im ersten Angebot oft unterschätzt.
• Design und Bedienung: Eine interne Fachanwendung braucht weniger Gestaltungsaufwand als eine Kundenoberfläche; Nutzerforschung und Prototypen verursachen Zeit.
• Qualität und Test: Automatisierte Tests, Abnahmetests, Leistungs- und Sicherheitsprüfungen kosten Zeit und sparen später Fehlerkosten.
• Compliance: Datenschutz, Protokollierung, Aufbewahrung und Barrierefreiheit erfordern Konzept und Nachweise.
• Betrieb: Hosting, Monitoring, Datensicherung, Updates und Support laufen nach dem Start weiter.
• Unklarheit: Je weniger vorab geklärt ist, desto größer der Risikopuffer oder die spätere Nachforderung.

Wie Sie diese Punkte vorab klären, steht im Leitfaden Lastenheft erstellen.

Preismodelle im Vergleich

Festpreisverträge für ein definiertes Ergebnis sind in der Regel Werkverträge: Nach § 631 BGB schuldet der Unternehmer den vereinbarten Erfolg und der Besteller die vereinbarte Vergütung. Aufwandsabrechnung folgt meist dem Dienstvertragsrecht. Welche Vertragsart passt und was sie für Gewährleistung und Abnahme bedeutet, klären Sie rechtlich; dies ist keine Rechtsberatung.

Tagessätze: was sich belegen lässt

Eine einzelne Zahl für „den“ Entwicklerpreis wäre irreführend. Veröffentlichte Erhebungen zeigen immerhin eine Größenordnung für Selbstständige, nicht für Agenturen oder größere Dienstleister, deren Sätze Gemeinkosten und Vertrieb enthalten:

• Der Freelancer-Kompass 2026 von freelancermap nennt einen durchschnittlichen Stundensatz von 103 € über alle Freelancer-Bereiche (Befragung von rund 5.400 Teilnehmenden zwischen November 2025 und Februar 2026).
• Aus den Profildaten derselben Plattform (Stand September 2026) ergibt sich für freiberufliche Softwareentwickler im DACH-Raum ein Median von 90 € netto pro Stunde; die Hälfte der Profile liegt zwischen 80 € und 100 €. Es handelt sich um geforderte Sätze aus 2.337 Profilen, nicht um abgerechnete Honorare.

Einordnung: Die Werte stammen von einer Vermittlungsplattform, gelten für Freelancer, enthalten keine Nebenkosten und sagen nichts über Ihre Gesamtkosten. Aufwand mal Satz ist nur der Anfang; Projektsteuerung, Test, Abstimmung und Betrieb kommen hinzu.

Laufende Kosten nach dem Start

Software ist nach der Abnahme nicht fertig. Typische Posten, ohne Prozentangaben, weil belastbare Branchenwerte hier nicht geprüft werden konnten:

• Hosting und Infrastruktur: Server, Datenbank, Datensicherung, Monitoring.
• Wartung: Fehlerbehebung, Sicherheitsupdates, Anpassung an neue Browser, Systeme und Schnittstellen.
• Support: Reaktionszeiten, Erreichbarkeit, Eskalation, eventuell als Servicevertrag (SLA).
• Weiterentwicklung: Neue Anforderungen entstehen mit der Nutzung.
• Lizenzen Dritter: Bibliotheken, Zusatzdienste, Kartendienste, E-Mail-Versand.

Fragen Sie im Angebot ausdrücklich nach einem Betriebs- und Wartungsangebot und danach, was bis zur Abnahme bereits enthalten ist.

Rechenbeispiel, keine Marktpreise

Angenommen, eine Praxis in Heidelberg lässt eine interne Terminplanung mit Rollen und einer Anbindung an eine bestehende Software entwickeln. Alle Zahlen sind erfunden und zeigen nur die Rechenlogik:

Der Puffer ist eine Rechenannahme. Er zeigt, dass seriöse Schätzungen Unsicherheit einpreisen oder offenlegen. Entscheidender als die Summe ist, dass die Annahmen hinter jeder Zeile genannt werden. Ändert sich eine Annahme, etwa die Zahl der Rollen, verschiebt sich das Ergebnis erheblich.

Angebote vergleichbar machen

1. Dieselbe Grundlage: Geben Sie allen Anbietern dasselbe Lastenheft oder denselben Projektbrief (siehe Projekt vorbereiten).
2. Dieselbe Struktur: Bitten Sie um Aufschlüsselung nach Phasen und Aufwand.
3. Annahmen offenlegen: Was ist ausdrücklich nicht enthalten?
4. Pflichtposten prüfen: Test, Dokumentation, Datenmigration, Einweisung, Übergabe, Abnahme.
5. Betrieb und Wartung getrennt ausweisen.
6. Änderungsprozess: Wie werden Änderungen bewertet und beauftragt?
7. Rechte und Übergabe: Quellcode, Dokumentation, Zugänge.

Hinweise zur Auswahl und Prüfung der Anbieter stehen im Leitfaden Softwaredienstleister auswählen. Bei App-Vorhaben hilft zusätzlich die Übersicht App-Entwicklung.

Förderung: Stand am 9. November 2026

Förderprogramme für Digitalisierung gibt es, sie ändern sich aber häufig, und Zusagen sind nicht möglich. Stand der geprüften Quellen:

• go-digital (Bundeswirtschaftsministerium): Nach einem Bericht des Handwerksblatts vom 1. Oktober 2024 wurde das Programm zum 1. Januar 2025 nicht fortgeführt; das Ministerium nannte die angespannte Haushaltslage. Anträge waren nur noch bis Ende 2024 möglich. Das Programm ist damit ausgelaufen. Die Bestätigung stützt sich auf Presseberichte und Fördermittelportale, die amtliche Seite war nicht abrufbar.
• Baden-Württemberg: Die frühere „Digitalisierungsprämie Plus“ als Zuschuss wird auf den geprüften IHK-Seiten nicht mehr als eigenes Programm geführt. Stattdessen beschreiben die IHK-Seiten (Stand 2. November 2026) die „Digitalisierungsfinanzierung“ der L-Bank, ein zinsverbilligtes Darlehen, befristet bis zum 30. Juni 2027, über die Hausbank zu beantragen, mit Tilgungszuschüssen für kleine und mittlere Unternehmen. Dazu kommt die „Digitalisierungsprämie“ des Landes als Tilgungszuschuss für Darlehen zwischen 25.000 und 250.000 € in bestimmten Stufen. Bedingungen und Förderfähigkeit prüfen Sie bei Hausbank, L-Bank oder IHK.

Für Ihr Vorhaben gilt: Fragen Sie vor Vertragsabschluss, ob eine Förderung möglich ist und welche Voraussetzungen, etwa der Zeitpunkt des Vorhabenbeginns, gelten.